Een congres organiseren: de ultieme checklist

Een geslaagd congres organiseren doe je niet op één-twee-drie. Het vergt heel wat voorbereiding en neemt veel tijd in beslag. Als je niet goed weet waar te beginnen, loop je al snel verloren – met tijdverlies, frustraties en kosten als gevolg. Ben je van plan om een congres te organiseren? Hieronder de belangrijkste stappen op een rijtje.

Als je van plan bent om een congres te organiseren, doe je er goed aan om eerst algemene krijtlijnen uit te tekenen. Dat betekent concreet dat je moet nadenken over de ‘basics’ van je congres en die het best ook neerschrijft in een visietekst. Voor wie organiseer je het congres? Wat gaat er precies gebeuren en hoe? Wanneer vindt het congres plaats? En misschien nog het belangrijkste: waarom?

Vervolgens komt het erop aan als een goede huisvader naar je budget te kijken. Over hoeveel geld beschik je en hoe ga je het spenderen? Daarbij moet je rekening houden met heel wat verschillende kosten. Denk maar aan marketing, uitnodigingen, sprekers, catering, een locatie, … Hoe meer entertainment je van plan bent je gasten te bieden, hoe duurder je congres uitvalt. In dit stadium van de voorbereiding ga je op zoek naar de mogelijkheden binnen je budget, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Als je hebt uitgedokterd wanneer het congres moet plaatsvinden en een duidelijk beeld hebt van wat je de genodigden zal aanbieden, kun je een geschikte locatie zoeken. Keep in mind: de locatie is vaak ook bepalend voor de catering en AV-kosten. Neem dus geen overhaaste beslissingen en zorg ervoor dat je rekensommetjes kloppen.

Je visietekst en marketingplan staan op punt en je sprekers en locatie zijn geboekt. Kortom, je congres staat stevig in de steigers en komt steeds dichterbij. Nu komt het erop aan om registraties en inschrijvingen los te weken. Hoe meer aanwezigen, hoe beter voor je congres (en voor je bottom line, uiteraard). Kun je het aan om veel registraties te verwerken? Zorg dat je een systeem hebt om op terug te vallen. Zo gaat er niets verkeerd.

Nu nog de details. Hoe bewegen de bezoekers zich op het congres? Hoe kleed je de ruimtes aan? Wie kondigt de sprekers aan? Waar en hoe gebeurt de catering? Tip: een draaiboek geeft mogelijke bottlenecks en pijnpunten aan.