Een geschikte locatie voor je bedrijfsfeest? Laat je inspireren!

Een geschikte locatie vinden voor je bedrijfsfeest is een uitdaging waar wel wat denkwerk aan voorafgaat. Zo selecteer je het best een plek met voldoende parkeergelegenheid en uiteraard wil je een zaal die voldoende ruimte biedt aan al je genodigden. Maar té groot mag ze natuurlijk ook niet zijn. Hier zijn alvast enkele vuistregels die je zoektocht vereenvoudigen.

Probeer de afstand voor je gasten altijd zo beperkt mogelijk te houden. Komen je gasten uit het Antwerpse, regel dan een zaal in de buurt. Voor bedrijfsfeesten in Brussel kun je rekening houden met de ligging van de Ring. Verwacht je vooral Vlaamse gasten, tracht dan een locatie te vinden in de noordrand van de hoofdstad. Zo moeten je gasten niet de hele Ring rond om ter plekke te komen.

Vindt je event overdag plaats? Probeer dan zoveel mogelijk rekening te houden met gasten die met het openbaar vervoer komen. Kies dus een locatie vlak bij een treinstation of een bushalte. Je gasten zullen het appreciëren. Ze moeten dan ook geen parkeerplaats zoeken.

Hoe groot moet de zaal zijn om al je gasten voldoende bewegingsruimte te bieden? Het is een moeilijke, maar wel erg belangrijke vraag. Boek je een te kleine zaal, dan wordt het drummen en zullen vele gasten je bedrijfsfeest vroegtijdig verlaten. Maar ook te groot is niet goed. Gelukkig zijn er enkele richtlijnen omtrent de oppervlakte:

• Receptie (staand): 0,5 m2 per persoon.
• Walking-dinner: 1 m2 per persoon.
• Diner (zittend): 1,5 m2 per persoon.

Welk feest je ook organiseert, mensen appreciëren het als ze even rustig kunnen uitblazen. Een loungeruimte is dus geen overbodige luxe, maar kies dan wel een ruimte die niet te ver van de hoofdzaal ligt. Een rustige hoek van de zaal met wat stoelen is vaak al voldoende. Geef je een dansfeest, dan is een aparte ruimte wel aangeraden. Zo voelen ook de gasten die rustig willen praten zich meteen thuis.

België telt voldoende feestzalen, maar soms heeft je evenement iets extra’s nodig. Verlaat dan de bewandelde paden dan en kies voor een originele locatie in functie van je event. Denk bijvoorbeeld aan een watertoren of een oude kapel. Ben je werkzaam in de farmaceutische sector, dan is een oud ziekenhuis wellicht een droomlocatie. Lanceer je een trendy product, ga dan vol voor een trendy locatie.

Vaak bieden feestzaaluitbaters kortingen aan voor bepaalde evenementen. Ook nieuwe zalen voeren vaak promotionele acties om hun zaal in de kijker te zetten. Als leek ben je daar niet altijd van op de hoogte. Dat is het grote voordeel van samen te werken met een professioneel eventbureau. Zij weten wél wat er reilt en zeilt in de sector en zullen je dan ook graag wijzen op interessante buitenkansjes.