aandeelhoudersvergadering Cera

De grootste aandeelhoudersvergadering van België? No problem!

Cliff

23 september 2015
aandeelhoudersvergadering Cera

Toen Cera, één van de grootste coöperaties van België, bij Cum Laude Events aanklopte om hun jaarlijkse aandeelhoudersvergadering mee in goede banen te leiden, wisten we meteen: dit wordt iets groots. Want wanneer coöperatieve vennootschap met zo’n half miljoen vennoten een event op touw zet, kun je er donder op zeggen dat de toeloop massaal zal zijn. Dat klopte ook – Cera ontving bijna 2000 aandeelhouders, en dat maakte deze bijeenkomst meteen goed voor de titel van grootste aandeelhoudersvergadering van België.

Logistieke ondersteuning

Terwijl de aandeelhouders zich over de cijfers en statistieken bekommerden, zorgde Cum Laude Events voor de logistieke ondersteuning. We leverden advies en zorgden voor een efficiënte flow. Hoe we dat verwezenlijkten? Door de aanwezige aandeelhouders te registreren, in stijl te onthalen met een kopje koffie, en dan richting de vergaderzaal te gidsen.

De locatie? De Leuvense Brabanthal!

De aandeelhoudersvergadering van Cera vond plaats in de Brabanthal in Leuven. Dat kan zeker tellen als locatie. Samen met de medewerkers van Brabanthal nam Cum Laude Events de touwtjes stevig in handen. Zo stuurden we onder meer de technische medewerkers aan voor de nodige aansluitingen. Daar stopte ons verhaal natuurlijk niet. Ook tijdens de vergadering waren we constant in de weer om alles te bolwerken. Aangezien het een vergadering met stemming betrof, was dat een hele klus.

Een vlekkeloos verloop

Na de aandeelhoudersvergadering volgde een heerlijk diner. De aanwezigen konden het menu meer dan smaken en in de keuken verliep alles vlekkeloos. Het verdict? Een geslaagde dag!


Collegialiteit bevorderen: zo doe je dat

Cliff

17 september 2015

Een goede werksfeer is enorm belangrijk voor het succes je bedrijf. Je wil toch niet dat je werknemers als individuen opereren, met oogkleppen op voor anderen en het overkoepelende geheel? Collegialiteit moet er zijn! Die komt er helaas niet vanzelf. De collegialiteit bevorderen tussen je werknemers onderling vraagt actieve inspanningen en (tijds)investeringen. Het eindresultaat? Een groep collega’s die elkaar kent en apprecieert, en daardoor beter werk levert. Zo behaal jij je doelstellingen op een veel efficiëntere manier.

Collegialiteit bevorderen met teambuildings

Een originele teambuilding is het perfecte instrument om de collegialiteit te bevorderen. Leuke activtiteiten met veel betrokkenheid van de deelnemers, stimuleren de positieve interacties tussen teamleden. Een teambuilding is meer dan een ‘tussendoortje’. Het helpt bedrijven om een beter team te bouwen. Daar vaart iedereen wel bij.

Samenwerking stimuleren

Collegialiteit bevorderen, dat doe je met een reden. Een gelukkig team dat op een gezonde manier functioneert en goed met elkaar communiceert, werkt beter en creatiever. Dat hoeft ook niet te verbazen. Werknemers die zich betrokken en gewaardeerd voelen, zitten beter hun vel. Daarom vinden we het altijd een gemiste kans als bedrijven niet investeren in teambuilding. Een goede sfeer is cruciaal voor het succes van een elke onderneming.

Meer groepsgevoel

Het doel van een teambuilding? Collega’s en teamleaden dichter bij elkaar brengen. Door teambuildingopdrachten te kiezen waarvoor doorgedreven teamwork nodig is, werk je het groepsgevoel van en de onderlinge samenwerking tussen je werknemers in de hand. Nooit vergeten: menselijk kapitaal is een belangrijk onderdeel van je organisatie, dus je dient het te cultiveren voor een betere organisatiewerking.


soorten events

Welke soorten events zijn er zoal?

Cliff

10 september 2015
soorten events

Het ene event is het andere niet. Vaak vallen de verschillende soorten events onder dezelfde ‘event’-paraplu, maar daarmee doe je ze niet de nodige eer aan. Events hebben namelijk verschillende verschijningsvormen en dat vertaalt zich ook telkens naar de inhoud. Een personeelsfeest is geen teambuilding en een klantenevent is geen familiedag. Kruisbestuiving is natuurlijk altijd mogelijk, en daarom lijsten we de verschillende inhoudelijke elementen van verschillende soorten events hier even voor je op.

Alle soorten events op een rijtje

Events bestaan in verschillende soorten en maten. De meeste voorkomende zijn ongetwijfeld teambuildings, personeelsfeesten, openingen en opendeurdagen, congressen en klantenevents. Ook familiedagen en jobevents komen vaak voor.

Teambuildings

Teambuildings zijn misschien wel de populairste events van het moment. Ze zijn erop gericht om van een groep werknemers een hecht team te maken en de collegialiteit te bevorderen. Dat kun je in de hand werken door je werknemers tijdens een gezellige en onvergetelijke teambuilding nauw te laten samenwerken op een leuke, ongedwongen manier.

Personeelsfeesten

Doorgaans vindt één keer per jaar een personeelfeest plaats. Dat is bedoeld om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen en wordt meestal beperkt tot een speech of peptalk, lekker eten en drinken en feestvieren. Maar je kunt natuurlijk veel verschillende richtingen uit met de inhoud van je personeelsfeest. Zolang het de bedrijfscultuur maar uitdraagt, natuurlijk.

Openingen en opendeurdagen

Je deuren openen voor het grote publiek? Dat kan tijdens een opening of opendeurdag. Je speelt gastheer voor geïnteresseerden en sympathisanten en maakt ze wegwijs in de interne keuken van je bedrijf. Het komt erop aan om duidelijk te communiceren, een uitnodigende sfeer op te bouwen en voor alle aanwezigen een gepast programma te voorzien.

Congressen

Congressen zijn fantastische instrumenten om professionals binnen een vakgebied te verzamelen en je netwerk uit te breiden. Het komt er natuurlijk wel op aan om deze professionals iets van waarde bieden. Je zorgt het best voor een gezonde mix van speeches, interviews, debatten, sessies en forums. Het spreekt voor zich dat je de congresgangers ook in de watten legt met een lekkere lunch!

Klantenevents

Je klanten in de bloemetjes zetten? Dat doe je met een klantenevent. Laat ze proeven van je producten, diensten, service en filosofie, en maak er een onvergetelijke dag van.

Cum Laude Events staat je bij

Zie je door de bomen het bos niet meer en weet je niet goed waar te beginnen? Laat je dan bijstaan door een expert. Cum Laude Events, bijvoorbeeld. Door de jaren heen bouwden we ervaring op met alle soorten events, waardoor we je zonder problemen bij de hand kunnen nemen om binnen je budget een prachtig evenement neer te zetten. Is dat niet mooi meegenomen? Contacteer ons snel voor een vrijblijvende kennismaking.


entertainment event

Entertainment voor je event: tips & tricks

Cliff

4 september 2015
entertainment event

Bij de organisatie van een event komt heel wat kijken. Je moet een een uniek concept uitdenken, een locatie regelen, catering voorzien, uitnodigingen versturen en registraties verwerken, en dat bovendien binnen een vooropgesteld budget en voor een bepaalde deadline. Maar er is meer. Om de aanwezigen op de dag zelf te enthousiasmeren en te stimuleren, zorg je het best ook voor entertainment. Vind je het niet eenvoudig om entertainment voor je event te kiezen? Wij helpen je op weg!

Een entertainer of artiest boeken

Zoek je entertainment om je event op te leuken? Dan doe je niets verkeerd met een performer of artiest te boeken. Je kunt gaan voor een komiek of VJ die je event in goede banen leidt, maar het is perfect mogelijk om ook breder te gaan. Wat dacht je bijvoorbeeld van dansers, visuele artiesten, goochelaars, karikaturisten of acrobaten? Creatievelingen genoeg om uit te kiezen! Zorg er in ieder geval dat de entertainer goed ‘matcht’ met het aanwezig publiek.

Wat dacht je van muziek?

Met een muzikant, DJ of band scoor je altijd. Iedereen houdt van muziek, zeker van muziek die professioneel gebracht wordt. Vooral als je een themafeest organiseert, mag een passende muzikale act niet ontbreken. Voor je rock ‘n’ roll-feest boek je een rockband, voor je Texas-barbecue een countrygroep. Als de muziek past bij het thema, versterkt dat de ervaring voor de aanwezigen. Wedden dat ze nog lang zullen napraten over je event?

Workshops voor iedereen

Als je de aanwezigen actief wil betrekken bij je event, moet je workshops voorzien. Een kickboxinitiatie, graffitisessie of goochelles: zulke activiteiten zijn gegarandeerd een schot in de roos, en het zijn maar enkele van de ontelbare mogelijkheden. Je kunt natuurlijk ook inzetten op kookworkshops, fotografieworkshops, drumworkshops en nog veel meer!


event planner

6 eigenschappen van een goede event planner

Cliff

27 augustus 2015
event planner

Event planner worden, het is niet weggelegd voor iedereen. Dat is niet onlogisch: een bedrijfsevenement, huwelijk of ander groot feest plannen, is een grote verantwoordelijkheid en vergt heel wat voorbereiding. Er zijn best wel wat vaardigheden die je moet beheersen om zo’n opdracht tot een goed einde te brengen. Of je nu zelf event planner wil worden of op zoek bent naar een toegewijde professional, het is belangrijk om deze zes eigenschappen op te speuren.

1. Organisatorische skills: een must voor een event planner

Een event planner moet van elk detail op de hoogte te zijn en dat vraag veel organisatievermogen. Zeker als je verschillende projecten tegelijkertijd aanpakt en met verschillende leveranciers werkt, is goed georganiseerd zijn een must. Mensen aansturen, prijzen vragen en vergelijken, een geschikte locatie zoeken, deadlines halen, de catering regelen … Zonder organisatietalent kom je er niet.

2. Een event planner moet flexibel zijn

Net zoals alles in het leven, gebeurt het zelden dat de dingen lopen zoals je had gepland of voorzien. Dat geldt zeker in de wereld van evenementen. Het is belangrijk om je snel aan te passen aan nieuwe situaties. Het is onvermijdelijk dat die zich voordoen.

3. Creativiteit? Yes, please!

Een ongezien evenement organiseren is geen evidentie. Het vraag veel creativiteit om je klanten een evenement te bieden dat mooi aansluit bij hun wensen en budget. Sommige klanten hebben al een concept in gedachten, andere dan weer helemaal niet. Deze laatste groep moet je van creatieve ideeën kunnen voorzien.

4. Een event planner is een geboren multitasker

Doorgaans werkt een event planner simultaan aan meerdere evenementen of projecten. Als je het overzicht verliest, ben je eraan voor de moeite. Het is met andere woorden belangrijk om je agenda goed te beheren in je werkplanning en gericht taken af te werken voor verschillende klanten.

5. Gedegen budgetbeheer

Elke klant komt naar jou met een ander budget. Een goede event planner moet in staat zijn met elk budget een mooi resultaat neer te zetten. Het is belangrijk om de kosten goed in de gaten te houden en erop te letten dat je geen budgetten overschrijdt. Een netwerk hebben helpt, alsook de kennis om in te schatten hoeveel de verschillende onderdelen van een event zullen kosten.

6. Aanleg hebben voor time management

Wat de vereisten van het evenement ook moge zijn, alles moet tegen een vooropgestelde deadline in de plooi vallen. Het is jouw taak als event planner om die deadlines te respecteren en te halen.


feestelijke opening

Feestelijke opening voor nieuwe transportlijn van DPD

Cliff

20 augustus 2015
feestelijke opening

DPD, de leverancier van standaard- en expresspakketten, is een internationale speler met meer dan 800 depots wereldwijd. Het bedrijf verwerkt dagelijks meer dan 2,5 miljoen pakketten in België alleen al! Om hun dienstverlening nóg sneller en beter te maken, besloot het koerierbedrijf om een extra transportlijn aan te leggen in zijn vestiging in Flémalle. Die inhuldiging verdiende een feestelijk openingsevenement. Hoe we de feestelijke opening invulden? In stijl en met de nodige grandeur.

De grote hal in een feestelijk kleedje

De feestelijke opening van de nieuwe transportlijn vond plaats in een grote hal. Dat is het kloppende hart van elke DPD-vestiging waar de pakjes gebracht, gesorteerd en weer getransporteerd worden. Voor de gelegenheid kleedde Cum Laude Events de ruimte aan met witte voiledoeken, wat de hal meteen omtoverde tot een elegante eventruimte. De ruimte werd in het rood uitgelicht: een stijlvolle verwijzing naar het rode logo van DPD. De aankleding zorgde voor een gezellige hoek, die toch uitdrukkelijk de hal in de picture plaatste.

feestelijke opening DPD
feestelijke opening DPD
feestelijke opening DPD

Alles erop en eraan

Het doel van dit openingsevenement? De klanten en zakenrelaties van DPD uitnodigen om de nieuwe uitbreiding van de transportlijn officieel in gebruik te nemen. De juiste omkadering mocht natuurlijk niet ontbreken. Daarom zorgde Cum Laude Events voor een gezellige ontvangstreceptie en een toepasselijk walking dinner – er viel namelijk heel wat te bekijken in de grote hal! Ook een podium, gepaste achtergrondmuziek en brandingmateriaal werden voorzien. De inhuldiging van de nieuwe lijn moest en zou een succes worden!

Mission accomplished

Het was een hele opgave, zeker omdat de inhuldiging plaatsvond bij een bedrijf in werking en DPD-werkers zo lang mogelijk de hal en de transportbanden moesten kunnen gebruiken. Tel daar nog eens bij dat er voortdurend bestelwagens de hal in- en uitreden en het zal je waarschijnlijk niet verbazen dat deze feestelijke opening geen evidentie was. Toch verliep alles vlekkeloos. En de aanwezigen? Die waren danig onder de indruk …


Familiedag organiseren

Een familiedag organiseren: een taak voor de expert

Cliff

14 augustus 2015
Familiedag organiseren

Wil je je werknemers in de watten leggen met een ontspannende activiteit, en elkaar meteen ook beter leren kennen en begrijpen? Dan moet je natuurlijk het hele gezin leren kennen. Tijd om een familiedag te organiseren! Dat is leuk voor je werknemers én hun kinderen. Zoek een geschikte locatie, teken een duidelijk concept uit, zorg voor lekker eten en een paar leuke activiteiten, en je familiedag kan niet stuk. Zie je het niet zitten om zelf een familiedag te organiseren of weet je niet goed waar te beginnen? Schakel dan de hulp in van een expert. Die zorgt voor een precieze invulling van de dag en gepast entertainment voor het hele gezin.

Bedenk een leuk thema

Een familiedag organiseren is niet evident. Het helpt zeker om een overkoepelend thema te bedenken. Dat stuurt je alvast in een bepaalde richting en dient als een barometer om activiteiten aan af te toetsen. Het vertelt je ook meteen naar wat voor locatie je op zoek moet gaan. Wordt het indoor of outdoor? Het doel: op een eenvoudige en laagdrempelige manier laten zien wat papa of mama doet in het bedrijf.

Fun voor iedereen!

Een succesvolle familiedag moet leuk zijn voor het hele gezin. Het komt erop aan om activiteiten te bedenken die geschikt zijn voor jong en oud, zodat iedereen het naar z’n zin heeft. De eerste stap? Informeren naar de leeftijden van de kinderen van je werknemers. Het geeft je een idee met welke leeftijdsgroepen je rekening moet houden. Het spreekt voor zich dat twaalfjarigen niet opgezet zijn met activiteiten voor vijfjarigen, om maar iets te zeggen.

Aandachtspunt: zorg voor ongedwongen catering die zowel kids als hun ouders aanspreekt. Zorg daarbij voor voldoende uitgiftepunten en voorzie een open bar zodat iedereen tijdig zijn dorst kan lessen!

Roep de hulp in van een professional

Ontbreekt het je aan inspiratie of tijd? Haal er dan een professional bij. Hij of zij beschikt over de nodige knowhow, heeft een heel team achter zich en is bovendien perfect op de hoogte van het aanbod en de mogelijkheden voor je familiedag. Met professionele hulp wordt een familiedag organiseren een fluitje van een cent!


thema bedrijfsfeesten

Een thema kiezen voor bedrijfsfeesten: tips & tricks

Cliff

6 augustus 2015
thema bedrijfsfeesten

Een bedrijfsfeest doet wonderen voor de sfeer op de werkvloer. Een ontspannen sfeer, origineel entertainment, lekker eten … Eigenlijk is het een eenvoudig succesrecept. Wil je je feest kracht bijzetten? Kies dan een leuk thema uit waaraan je je bedrijfsfeest kunt ophangen. Een feest in Gatsby-stijl is een van de vele mogelijkheden, en enorm populair sinds de film van Baz Luhrmann enkele jaren geleden een groot publiek bereikte. Hieronder zetten we nog meer leuke ideeën op een rijtje.

Op een Hawaïaans eiland...

Een Luau of Hawaiiaans eilandfeest is altijd een topper. Je zorgt voor een paradijselijke aankleding, verstuurt je uitnodigingen in flessen en maakt er een tropisch feest van! Daarin kun je heel ver gaan. Denk bijvoorbeeld aan een waterval, palmbomen en een bamboebar. Ook coctails mogen natuurlijk niet ontbreken. Eén ding is zeker: Luau-kledij is verplicht voor alle aanwezigen!

Hoppa Texas style!

Krijg je maar geen thema gekozen voor je bedrijfsfeest? Misschien is een Texaans cowboyfeest wel iets voor jou. Je zorgt voor een grote barbecue, hooibalen, plant een paar cactussen neer, en natuurlijk leg je ook een dansvloer. Want zeg nu zelf: geen Texas-feest is compleet zonder een potje lijndansen.

De eregast op de rooster

Het concept van ‘roasts’ is redelijk nieuw bij ons, maar in de Verenigde Staten is het al langer een echte hype. Hoe idee? De aanwezigen leggen de eregast het vuur aan de schenen met mopjes en grappige verhalen. Dit alles gebeurt natuurlijk op een welgezinde manier, maar als je werknemers aanleg hebben voor humor en er duidelijke afspraken zijn, kan je bedrijfsroast niet anders dan een succes worden.

Welkom in de jungle

Bomen, (pluchen) aapjes, safarihoeden … Maak je werknemers warm met kleurrijke uitnodigingen en tover je locatie om in een echte jungle met kartonnen jungledieren, lianen en oerwoudgeluiden. Je werknemers vinden het vast beestig leuk!

Let's rock

Rock ‘n’ roll blijft tot de verbeelding spreken. De jaren 50, Elvis Presley, jukeboxen … Kleed je locatie aan als een diner uit de fifties en zorg natuurlijk dat er een dansvloer aanwezig is. Nog een Elvis-imitator erbij en het feest kan niet meer stuk.


catering events

Hoe regel je de catering van events?

Cliff

30 juli 2015
catering events

Een event organiseren is een hele evenwichtsoefening. Je moet een geschikte locatie vinden, entertainment voorzien, alles in goede banen leiden … Echt allles moet perfect zijn. Ook de catering moet je tot in de puntjes regelen. Als je voor de eerste keer een event organiseert, kan het nogal overweldigend zijn om de catering te regelen. Hoe je de juiste cateraar kiest en zorgt voor een smakelijke samenwerking? Zo ga te werk!

Huiscatering of eigen catering?

Je bent niet altijd volledig vrij om zomaar je ding te doen. Veel hangt af van de locatie die je kiest. In sommige gevallen mag je alleen werken met de huiscateraar of een vaste externe partner. Laat je in ieder geval niet in de luren leggen en informeer op voorhand of je verplicht bent om met de huiscateraar in zee te gaan.

Wat je zeker moet afstemmen met een externe cateraar?

  • De stijl van je event. Ga ja voor design en dito trendy bereidingen? Of toch eerder de klassieke Franse keuken of street food met food trucks?
  • De ervaring van de cateraar. Als hij is gespecialiseerd in kleine groepen, is zijn keuken misschien niet uitgerust om een event van 50 personen te cateren.
  • Je budget. Een bekende topcateraar is – uiteraard – duurder dan een onbekende cateraar.

Een professioneel eventbureau kan helpen om de juiste keuze te maken en onafhankelijk advies te geven.

Geef je ogen en smaakpapillen de kost

Of je nu vrije keuze hebt of niet, voor de catering van events ga je het best niet over één nacht ijs. Het is wenselijk om een afspraak te maken met de cateraar, de invulling van je event te bespreken en samen het assortiment en de mogelijkheden te bekijken. Informeer naar de werking van de keuken, de logistieke kant van de zaak en durf zeker ook een voorproefsessie vragen. Het menu en de wijnen voorproeven is een must!

Servies, personeel en aankleding

Niet vergeten: als je catering kiest voor je evenement, beslis je niet alleen over het eten en drinken. Je moet ook beslissingen nemen over het servies, het glaswerk en de aankleding van de tafels. Wat moet er nog aangevuld worden met extra huurmateriaal? Evalueer ook de kwaliteiten en vaardigheden van het bedienend personeel. De perfectie zit hem in de details.


evenement vergunningen

Heb je vergunningen nodig voor je event?

Cliff

20 juli 2015
evenement vergunningen

Een event organiseren, daar komt heel wat bij kijken.

Het staat bovendien niet iedereen vrij om in het wilde weg events uit de grond te stampen. Meer nog: afhankelijk van de aard en de grootte van je event moet je één of soms meerdere vergunningen aanvragen en in orde brengen om je event van de grond te krijgen. De vergunningen variëren sterk per regio, maar wij zetten alvast de belangrijkste aandachtspunten op een rijtje.

Vergunningen met betrekking tot het terrein

Als je een event organiseert op een publieke plaats, heb je doorgaans een vergunning nodig van de gemeente. Dat is niet onlogisch. De gemeente moet er zeker van dat je de veiligheid van de aanwezigen kunt garanderen. De vergunning schrijft voor welke maatregelen je moet treffen om in orde te zijn met de veiligheidsvoorschriften. Verder moet je, in overleg met de politie, de brandweer en de gemeente, een mobiliteitsplan opstellen. Ook de toeghankelijkheid voor mindervaliden moet worden gewaarborgd.

(Geluids)overlast en sluitingsuur

Zal er muziek gespeeld of gedraaid worden op je evenement? Dan heb je daar een vergunning voor nodig. Die regelt het maximaal aantal decibels dat je mag produceren. Ben je van plan om na 22u nog muziek te spelen? Dan kan het zijn dat de buurtbewoners daar last van ondervinden. Je hebt een vergunning nodig om van dit uur te mogen afwijken. Voor (achtergrond)muziek moet je trouwens auteursrechten betalen via Sabam.

Achteraf moet op en rond het terrein ook zwerfvuil worden opgekuist. Het mag namelijk geen overlast voor de buurt veroorzaken.

Tenten, podia, stellingen en tribunes

Als je van plan bent om tenten op te zetten of een podium te bouwen, moet je daarvoor langs de gemeente gaan. Zij inspecteren de locatie en de constructie om de veiligheid van de aanwezigen te vrijwaren.

Drank en voeding

Het is niet zonder meer toegestaan om drank te serveren en eten op te dienen. Voor sterke dranken heb je zelfs twee vergunningen nodig: een tapvergunning en een vergunning om sterke drank te mogen schenken. Het is natuurlijk altijd mogelijk dat de locatie al over deze vergunningen beschikt. Cateraars moeten dan weer over de nodige erkenningen en vergunningen beschikken.