Beloon je klanten met een onvergetelijk relatie event
Cliff
Bij de organisatie van een event komt heel wat kijken. Dat is bij een relatie-event niet anders. Maar laat dat je niet afschrikken. Af en toe is het zeker aangewezen om je bedrijf, producten of diensten in de kijker te zetten en tegelijkertijd je klanten in de watten te leggen. Meer nog: een doordacht relatie-event doet wonderen voor je business. Maar let op: je missie tot leven brengen bij je klanten is niet eenvoudig en vereist een doordachte invulling van je event. Het is de bedoeling dat klanten kunnen zien, horen en misschien zelfs proeven waar je bedrijf voor staat. Enkele tips op een rijtje.
Zorg voor een goed programma
Een relatie-event zonder een interessant programa is gedoemd om te mislukken. Welke ingrediënten niet mogen ontbreken?
- Goede sprekers, waaronder (minstens) één iemand van binnen de eigen organisatie.
- Cases van klanten en succesverhalen van je bedrijf.
- Een professionele presentator of inleider die het relatie event in goede banen leidt.
- Genoeg tijd voor vragen. Een overvol programma moet je koste wat het kost vermijden. Je wil niet à la minute nog schipperen met inleidingen en presentatie uren.
Naast het informatiegedeelte, voorzie je het best ook genoeg tijd voor networking en “verwennerij”. Een goed evenwicht tussen deze drie luiken is belangrijk voor het succes van je klantevent.
Zoek een interessante locatie
Als je een relatie-event organiseert, zoek je het best een locatie die tot de verbeelding spreekt, genoeg uitstraling heeft en gemakkelijk bereikbaar is. Dé grote fout die vaak wordt gemaakt? Te kleine ruimtes voorzien. Je gasten hebben ademruimte nodig en houden er niet van om dicht tegen elkaar aan te zitten. Voorzie ook zeker genoeg plaats voor je marketingmateriaal. Denk bijvoorbeeld aan banners en roll-up-screens, die goed zichtbaar moeten zijn om tot hun recht te komen.
Entertainment, food en beverages
Een relatie event mag natuurlijk geen veredelde salespresentatie zijn. Zorg zeker dat er ook iets te beleven valt, zodat je je relaties een echte ervaring of op z’n minst een aangename dag of avond hebt bezorgd. Je relatie event moet op z’n minst toegevoegde waarde bieden en natuurlijk mag ook gepaste catering niet ontbreken! De sleutel tot succes? De invulling van je klantevent ophangen aan een duidelijk concept, dat bovendien mooi aansluit op de bedrijfscultuur.
Met de opendeur in huis: tips voor een geslaagde opendeurdag
Cliff
Opendeurdagen hebben misschien een stoffig imago, dat betekent nog niet dat ze niet doeltreffend kunnen zijn. Integendeel! Een opendeurdag waar iets te beleven valt en die bovendien goed georganiseerd is, kan wonderen doen voor je bedrijf en je business een boost geven. Let wel: je opendeurdag moet tot in de puntjes geregeld zijn. En ook je uitnodiging mag best creatief zijn. Dankzij onze tips wordt je opendeurdag gegarandeerd een daverend succes!
Zoek een goede invalshoek
Opendeurdagen werken het best als ze een duidelijk bestaansreden hebben. Wat die reen zou kunnen zijn? Denk bijvoorbeeld aan de verjaardag van je bedrijf, de lancering van een nieuw product of de uitbreiding van de productiehal of het magazijn. Als je een concreet concept hebt, kun je daar communicatiegewijs leuke dingen mee gaan doen. Denk bijvoorbeeld aan een toepasselijke brochure met een begeleidend plan en een programma. Dat spreekt bezoekers meer aan dan de opendeurdag-om-een-opendeurdag-strategie.
Verwen je gasten
Heb je een concept bedacht? Dan komt het erop aan om een interessant programma samen te stellen voor je gasten. Gepast entertainment, een hapje en een drankje … Zorg in ieder geval dat je duidelijke en eenvoudige informatie en aanwijzigingen geeft. Dat kun je bijvoorbeeld doen door filmpjes af te spelen op plasmaschermen.
Is je opendeurdag bedoeld voor het hele gezin? Voorzie dan zeker kinderanimatie! Als de kinderen zich vermaken, hebben de ouders de tijd om rustig het bedrijf te leren kennen. Let ook dat je opendeur buggy-vriendelijk is en dat kinderen zich niet op gevaarlijke plekken kunnen begeven.
Zorg verder voor een leuke en informele sfeer en voorzie een kleine attentie of een grappig gadget bij het buitengaan. Dat doet het altijd goed!
Voorzie parkeergelegenheid
Niets zo frustrerend als tevergeefs zoeken naar een parkeerplaats. Als je een opendeurdag organiseert, doe je er goed aan om genoeg parking te voorzien en te zorgen voor duidelijke signalisatie. Ook een mobiliteitsplan is op zijn plaats. Je kunt trouwens ook je werknemers optrommelen om je opendeurdag mee in goede banen te leiden. Zorg er natuurlijk wel voor dat ze goed herkenbaar zijn als werknemers.
Nog meer tips voor je opendeurdag
- Huur je materiaal op tijd. Tafels, stoelen, infoborden en standen kom je liever niet tekort.
- Huur een WC-container.
- Verwacht je veel bezoekers? Dan mogen hostesses, parkingboys en veiligheidsmensen niet ontbreken.
- Nodig zeker omwonenden en de pers uit.
- Verstuur ook uitnodigingen naar klanten en potentiële werknemers. Voor deze laatste categorie kun je een jobstand voorzien.
- Zorg voor veilige oversteekplaatsen.
- Baken het parcours af met veiligheidslint.
- Sluit gevaarlijke zones af.
- Voorzie een EHBO-post.
Smakelijke opendeurdag bij Continental Foods: een verslag
Cliff
Het gaat goed met Contentinental Foods. De toonaangevende voedingsonderneming – met vestigingen over heel Europa – heeft nog maar pas forse investeringen gedaan en dat mag geweten zijn. Om die investeringen gepast te vieren, benaderde Continental Foods onlangs Cum Laude Events voor een tweedaagse opendeurdag. Eén dag voor de werknemers en hun kinderen, en één dag voor de pers. Een hele uitdaging!
Een opendeurdag met een lekker sausje ...
Het was al snel duidelijk dat het evenement mooi moest aansluiten bij de stijl van het bedrijf. Het zal je dus niet verbazen een gemoedelijke sfeer en lekkere sausjes centraal stonden. Het concept? Een ontdekkingsroute die de productie van tafelsaus perfect in kaart brengt. De ster van dienst? Een overheerlijke barbecuesaus die speciaal voor het event werd ontwikkeld. Na een ontvangst door de Continental kok, die de dag in goede banen leidde, kon het avontuur aanvangen. Natuurlijk kregen de aanwezigen eerst nog een speciale jas en een haarnetje aangemeten. Hygiëne boven alles!
Alle deuren open
Op deze dag werden de deuren letterlijk en figuurlijk wagenwijd opengezet. Alle afdelingen kwamen aan bod en werden duidelijk toegelicht door verschillende medewerkers. Marketing, productie, verpakking, verkoop, klantendienst … Op het einde van de rondleiding bevatte de interne keuken van Continental Foods voor niemand nog geheimen! De toer eindigde in de tent, waar de aanwezigen zich te goed deden aan een – hoe kan het ook anders? – heerlijke barbecue met Devos Lemmens-sausjes. De aankleding van de tent? Die baadde in de sfeer van een gezellig buurtfeest, met lange banken en nostalgische vichy-tafelkleedjes.
Cum Laude Events denkt aan alles
Ook voor de kinderen viel er heel wat te beleven. Er was een ballonnenclown, kindergrime en zelfs een kleurhoek. Wij zagen alleen maar vrolijke gezichten! Maar we waren natuurlijk op alles voorzien. Zo voorzagen we ook security om een oogje in het zeil te houden, een duidelijk registratiesysteem dat ons een perfect inzicht verschafte in wie er op het terrein rondliep, en een EHBO-post.
Een congres organiseren: de ultieme checklist
Cliff
Een geslaagd congres organiseren doe je niet op één-twee-drie. Het vergt heel wat voorbereiding en neemt veel tijd in beslag. Als je niet goed weet waar te beginnen, loop je al snel verloren – met tijdverlies, frustraties en kosten als gevolg. Ben je van plan om een congres te organiseren? Hieronder de belangrijkste stappen op een rijtje.
Wat is je visie?
Als je van plan bent om een congres te organiseren, doe je er goed aan om eerst algemene krijtlijnen uit te tekenen. Dat betekent concreet dat je moet nadenken over de ‘basics’ van je congres en die het best ook neerschrijft in een visietekst. Voor wie organiseer je het congres? Wat gaat er precies gebeuren en hoe? Wanneer vindt het congres plaats? En misschien nog het belangrijkste: waarom?
Een budgetplan opstellen voor je congres
Vervolgens komt het erop aan als een goede huisvader naar je budget te kijken. Over hoeveel geld beschik je en hoe ga je het spenderen? Daarbij moet je rekening houden met heel wat verschillende kosten. Denk maar aan marketing, uitnodigingen, sprekers, catering, een locatie, … Hoe meer entertainment je van plan bent je gasten te bieden, hoe duurder je congres uitvalt. In dit stadium van de voorbereiding ga je op zoek naar de mogelijkheden binnen je budget, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Een geschikte locatie zoeken
Als je hebt uitgedokterd wanneer het congres moet plaatsvinden en een duidelijk beeld hebt van wat je de genodigden zal aanbieden, kun je een geschikte locatie zoeken. Keep in mind: de locatie is vaak ook bepalend voor de catering en AV-kosten. Neem dus geen overhaaste beslissingen en zorg ervoor dat je rekensommetjes kloppen.
Registraties nauwkeurig verwerken
Je visietekst en marketingplan staan op punt en je sprekers en locatie zijn geboekt. Kortom, je congres staat stevig in de steigers en komt steeds dichterbij. Nu komt het erop aan om registraties en inschrijvingen los te weken. Hoe meer aanwezigen, hoe beter voor je congres (en voor je bottom line, uiteraard). Kun je het aan om veel registraties te verwerken? Zorg dat je een systeem hebt om op terug te vallen. Zo gaat er niets verkeerd.
De details verzorgen
Nu nog de details. Hoe bewegen de bezoekers zich op het congres? Hoe kleed je de ruimtes aan? Wie kondigt de sprekers aan? Waar en hoe gebeurt de catering? Tip: een draaiboek geeft mogelijke bottlenecks en pijnpunten aan.
Zonnige teambuildingdag van Rio Tinto is een schot in de roos!
Cliff
Voor Cum Laude Events was het al snel duidelijk dat mijnbouwbedrijf Rio Tinto een teambuildingdag wenste die verrassend zou zijn, gevarieerd, een tikkeltje competitief en natuurlijk ook perfect op het lijf geschreven van haar werknemers. Een hele uitdaging! Een dag in elkaar knutselen voor vijftig werknemers is niet van de poes, en al helemaal niet wanneer er een aantal voorschriften op tafel liggen. Toch slaagde Cum Laude Events met vlag en wimpel. Hieronder een verslag van de dag!
Een competitieve/smakelijke voormiddag
Cum Laude Events regelde maar liefst drie voormiddagactiviteiten voor de werknemers van Rio Tinto. De groep verdeelde zich ’s morgens over drie bussen, die iedereen oppikte bij Rio Tinto en ze naar de activiteit van hun keuze voerde.
- Snelheidsduivels mochten zich een paar uur lang uitleven met karting in Puurs. De deelnemers kregen een heuse raceoutfit aangemeten. Na een briefing en enkele tips van de experts mochten de motoren aanronken voor de Rio Tinto Grand Prix!
- De scherpschutters gingen lasershooten in Kontich. Met laserguns het onbekende in en jagen op elkaar … De deelnemers wisten met hun adrenaline geen blijf.
- En de lekkerbekken? Die ontdekten de barman en patissier in zichzelf tijdens een cocktail- en dessertenworkshop in het Plaasjkaffee op Linkeroever.
Lekker lunchen
’s Middags begaf het gezelschap zich naar het Plaasjkaffee in Antwerpen voor een heerlijke barbecue. En het moet gezegd: spare-ribs en lamskoteletjes smaken inderdaad beter met zicht op het historisch centrum van Antwerpen terwijl de zon meer dan haar best doet. Tijdens de powerlunch proefde het gezlschap ook de creaties van hun kookcollega’s. Het verdict? Bij Rio Tinto kunnen ze koken!
Doorschuiven
Na een lekkere lunch was het tijd voor enkele ontspannen activiteiten. Iedereen mocht twee activiteiten kiezen. Zeepbellen blazen, beachvolleybal, minivoetbal, tai chi, caféspelletjes, frisbeeën … Een doorschuifsysteem zorgde voor afwisseling. Er werd gesport, gepraat, gelachen en genoten, en om 16u30 zat de dag er op en klom iedereen voldaan de bus in.
De allergekste teambuilding opdrachten
Cliff
Een geslaagde teambuilding brengt collega’s en teamleden dichter bij elkaar. Dat gebeurt natuurlijk niet vanzelf. Er is een gezonde mix van adrenaline, creativiteit en samenhorigheid nodig om van een groep individuen een hecht team te maken. Sommige bureaus gaan erg ver in het verzinnen van waanzinnige teambuilding opdrachten waarvoor doorgedreven teamwork nodig is. Hieronder vier van onze favorieten.
1. Geblinddoekt autorijden
Eén van de meest uitdagende teambuilding opdrachten? Geblinddoekt autorijden. Op zich al stressy, maar dat is nog niet alles. Met de hulp van je medepassagiers moet je zonder brokken een parcours bedwingen, en dat bovendien zonder typische richtingaanwijzingen. “Links”, “Rechts”, “Scherpe bocht” … Het zijn allemaal taboewoorden tijdens deze opdracht. Pure chaos, dat geven we je op een briefje. Maar wel een uitstekende manier om als team creatieve oplossingen te vinden voor complexe en stresserende problemen.
2. Hahaha!
Wie lacht er niet graag? Lachen is gezond en maakt gelukkig. Daarbij werkt een lachsessie effectief voor betere contacten op de werkvloer. Of dit een grap is? Nee, hoor. Lachen is een van de beste teambuildingtechnieken. Het vermindert stress, kweekt (zelf)vertrouwen en boost de creatieve geest, wat natuurlijk bevorderlijk is voor de productiviteit op de werkvloer. Een lachsessie doet wonderen!
3. Racen in kartonnen bootjes
Slecht weer kan je teambuilding in het water doen vallen, maar bij deze teambuildingopdracht is dat nét iets minder erg. De insteek? In teams racebootjes bootjes maken van karton en achteraf je creatie te water laten. Voor een spannende race tegen elkaar én tegen het water. Pret verzekerd!
4. Koeknuffelen
Je kunt het zo gek niet bedenken of het bestaat. De nieuwste trend? Die heet koeknuffelen. En neem het van ons aan: je dierlijke vriendenkring zal in omvang toenemen. Tijdens deze teambuildingopdracht leer je de koemunicatie van de koe. Wat vinden ze fijn en wat niet? Met deze workshop inspireer je betere communicatie, stimuleer je gezonde samenwerking en leer je ‘begrijpen’. Allemaal voordelen voor op de werkvloer. Bovendien geniet je van heerlijke boerenlunches en een schitterende dag op de boerderij.
Zo kies je de juiste event organisator
Cliff
Een onvergetelijk event komt niet vanzelf. Er komt een pak voorbereidend werk bij kijken en is een hele evenwichtsoefening nodig tussen je doelstellingen en budget. Je event inhoudelijk samenstellen, plannen en tot een goed einde brengen, laat je daarom het best over aan een professional. Een ervaren event organisator regelt het wat, waar, wanneer en hoe van je event, en dat allemaal netjes binnen je budget. Hoe je een goede event organisator kunt herkennen?
Een event organisator denkt met je mee
Of je nu al een thema in gedachten hebt of net helemaal niet, een event organisator weet altijd wel raad. Hij helpt je om concepten te perfectioneren en uit te werken, reikt de nodige ideeën aan en denkt met je mee. Het resultaat? Een event dat er stáát. Een goede event organisator kan je bovendien tot in de kleinste details vertellen hoe hij zijn plannen zal realiseren. Zo hoef jij je nergens nog zorgen om te maken!
Een event organisator haalt het meeste uit je budget
Een professionele event organisator is niet alleen creatief en enthousiast. Hij houdt ook je budget nauwlettend in de gaten en vertaalt zijn ideeën naar haalbare acties. Je hoeft je dus geen zorgen te maken: je budget wordt gerespecteerd. Meer nog, het zou je verbazen wat een event organisator realiseert met jouw budget!
Een event organisator heeft de nodige referenties
Waaraan je een event organisator nog kunt herkennen? Als hij de nodige referenties kan voorleggen en een professioneel team achter zich heeft, weet dat je dat je goed zit. Alleen ervaren event organisators slagen erin om al je vereisten te vertalen in een unieke ervaring.
De organisatie van een evenement van a tot z
Cliff
Een event organiseren is helemaal niet eenvoudig. Het is een doorgedreven evenwichtsoefening waar heel wat bij komt kijken. Zo moet je onder meer een geschikte locatie zoeken, de catering regelen, gepast entertainment voorzien, je budget in de gaten houden enzovoort. Met een professioneel eventbureau werken is een must. Dat beschikt over de nodige knowhow en netwerkrelaties om je de organisatie van je event in goede banen te leiden en alles tot een goed einde te brengen.
Je publiek doorgronden
Het ene event is het andere niet. Dat komt omdat de specifieke invulling van events wordt bepaald door het doelpubliek. Het is dus in de eerste plaats belangrijk om duidelijk te kaderen voor wie je het event organiseert. Is het een geste voor je werknemers? Of is het de bedoeling om je relaties in de bloemetjes te zetten? En wat wil je juist bereiken? Deze vragen moet je tijdens de beginfase beantwoorden. Je dient er namelijk je beslissingen op af te stemmen.
De meest geschikte locatie vinden voor je event
Een geschikte locatie vinden is niet altijd evident en vraagt best wel wat tijd. Ben je op zoek naar een locatie die vooral sfeer uitstraalt, of ga je toch eerder voor een zakelijke of misschien zelfs een trendy setting? Het is in ieder geval belangrijk om een accommodatie te kiezen die voldoet aan al je eisen. Opletten: bij sommige locaties ben je verplicht om ook catering af te nemen. Hoewel je vaak wel wat vrijheid krijgt, is dat zeker niet altijd het geval.
Spijs en drank: zeker niet onbelangrijk
Het belang van een goede catering mag je zeker niet onderschatten. De innerlijke mens blijft namelijk niet graag op zijn honger zitten, en ook het oog wil wel iets. Een goede cateringformule vinden waarmee je – binnen budget – al je gasten in de watten kunt leggen, is niet eenvoudig.
Alle schakels mooi op elkaar afstemmen
Last but not least: een geslaagd evenement is meer dan de som der delen. De inhoud van je event naadloos afstemmen op de locatie, de catering en het entertainment, is een hele uitdaging. Reden te meer om met een eventbureau in zee te gaan. Op basis van je wensen en budget organiseren zijn een event om u tegen te zeggen.
Panasonic verjaardagsevent met Japanse toets
Cliff
Naar aanleiding van het 40ste verjaardag van Panasonic organiseerde de elektronicagigant onlangs een tweedaags evenement voor al haar Europese medewerkers in België. Organisator van dienst was Cum Laude Events. Alle genodigden genoten van een schitterend en gevarieerd aanbod. De reacties nadien logen er dan ook niet om.
Een formeel en informeel luik
Een tweedaags evenement invullen met leuke en verrassende activiteiten is geen sinecure. Er moet uiteraard genoeg variatie zijn zodat alle genodigden zich kunnen vinden in de activiteiten. Maar ook het teambuildingaspect mag niet uit het oog worden verloren.
Cum Laude Events koos voor een officiële kick-off met daarna een bezoek aan de Panasonic-fabriek in Tessenderlo, afgewisseld met een informeel gedeelte dat werd gelinkt aan de Japanse cultuur en de Panasonic-producten. Het bedrijfsbezoek bood de genodigden nieuwe inzichten in het productieproces van het bedrijf.
Elektrische fietsen en een Japanse lunch
De tweede dag stond in het teken van teambuilding en dat in een losse gezellige sfeer. Op het programma stonden onder andere een bezoek aan een Japanse tuin, een theeceremonie, een Japanse lunch, een verkenning van Hasselt op elektrische bromfietsen én, ter afsluiting van de Japanse tweedaagse, hoe kan het ook anders: een saké.
Niets dan enthousiaste reacties
Zowel het formele als informele deel werden fel gesmaakt door de deelnemers, getuige een handgreep uit de vele reacties die we konden noteren:
- “Dankzij jullie goeie voorbereiding en opvolging verliep het evenement vlekkeloos. Zelfs het weer was goed! Proficiat aan het ganse Cum Laude-team!”
- “Organisatie, activiteiten en locatie: 10/10.”
- “Bedankt voor de wondermooie dagen. Het bedrijfsbezoek heeft me nieuwe inzichten gegeven in de productieprocessen van ons bedrijf.”
- “Jullie kick-off was geweldig en doet me al uitkijken om er opnieuw in te vliegen.”
- “Het was heel leuk om met velen van onze Europese collega’s bij te praten in de wondermooie setting die jullie voorzien hadden.”
- “De fietstocht, de Japanse tuin, de gezellige lunch, … Het was gewoon perfect.”
Een sportief bedrijfsuitje: een goede voorbereiding is het halve werk
Cliff
Samen sporten smeedt een band. Sportieve teambuildings zijn dan ook erg in trek. Wil jij je werknemers trakteren op een sportief bedrijfsuitje waarover ze nog lang zullen napraten? Een uitstekende keuze! Een eerste tip: kies een activiteit die voor ál je werknemers toegankelijk is. Topsport pur sang valt niet bij iedereen in goede aarde, zeker als je werknemersbestand gevarieerd is. Je bedrijfsuitje moet voor iedereen leuk zijn.
Mogelijkheden te over
In plaats van het zoveelste strandvolleybaltoernooi te organiseren, kom je het liefst creatief uit de hoek. Strandzeilen, schermen, een dropping in de bossen … Het zijn maar enkele van de ontelbare mogelijkheden voor een sportief bedrijfsuitje. Verdiep je dus in het aanbod en kies een onvergetelijke activiteit voor je werknemers!
... en voorzie meteen een plan b
Als je op één ding kan rekenen met het Belgische weer, is dat je er niet op kunt rekenen. Je outdooractiviteit valt zonder pardon in het water als het weer dat zo wil. Het kan dus zeker geen kwaad om een reserveactiviteit te hebben waarop je kunt terugvallen. Die activiteit is uiteraard het liefst indoor en niet onderhevig aan de grillen van het weer.
Zorg voor kleedkamers
Laat zeker niet na om kleedkamers te regelen. Je werknemers stellen het waarschijnlijk – hoe zou je zelf zijn? – niet op prijs als ze zich niet in alle rust kunnen omkleden en douchen. Vraag tijdens je voorbereiding dus altijd of er een of twee kleedkamers zijn. Zeker bij sportieve teambuildings mag een verkwikkende douche achteraf niet ontbreken.
De dag afsluiten in stijl
Na inspanning volgt ontspanning. Achteraf napraten en nagenieten hoort er gewoon bij. Zorg dus dat er na de sportiviteiten gezellig kan gekeuveld en afgerond worden, eventueel tijdens een heerlijk diner of een gezellige barbecue. Dit afrondingsmoment zal het teamgevoel verder versterken en vormt een mooie afsluiter voor een sportieve dag.